Это не только знакомство с коллегами в первый день работы. Это сложный многоступенчатый процесс, который длится от 3 до 6 месяцев. Всё зависит от предыдущего опыта сотрудника.
Подойти к процессу адаптации следует серьёзно, не стоит сбрасывать всё на коллег или верить в мотивацию нового сотрудника. Для него устройство на новое место — это стресс, с которым он борется на протяжении 4–8 недель. В это же время принимается решение, остаться в компании или нет.
Главная цель онбординга в том, чтобы помочь сотрудникам почувствовать себя частью команды, ощутить свой вклад в достижение общих целей компании. Онбординг также способствует формированию позитивного отношения сотрудников к компании и ее ценностям, что повышает их лояльность.
Выше описан идеальный вариант онбординга, однако в жизни так бывает крайне редко. При попадании в активный рабочий процесс новичку сложно общаться с коллегами, да и попросту не с кем. У всех горят сроки, решаются задачи и времени нет. И только сообщение от руководителя в начале дня «греет сердце». При таком раскладе через неделю этого человека уже не будет на работе.
Избежать такого развития событий помогает правильно выстроенный онбординг. Рассмотрим базовую структуру адаптации сотрудника.
Всё начинается с рукопожатия
В свой первый день в компании новый сотрудник знает только руководителя, с которым общался на собеседовании. Именно он должен стать его проводником в коллектив. Достаточно выделить 30 минут в начале и конце дня, познакомить с коллективом, режимом, корпоративной культурой. Внимание оказывает сильное влияние, пренебрегать им не стоит.
Обучение
Есть руководители, которые активно поддерживают самостоятельное изучение материала, аргументируя это историей из жизни, что их так учили плавать, бросив в воду. Применяя такой принцип в адаптации, есть риск получить утопающего сотрудника, который не разобрался с материалом, а уже решает рабочие задачи, срывая сроки. Начинайте с пассивных методов адаптации, сформируйте серию курсов с информацией о рабочем процессе и тестами. Их успешное прохождение даст базу, а после уже можно будет бросать новичка в море задач и просить его самостоятельно изучить теорию.
Практика
Переход к данному этапу сопровождается наставничеством от руководителя или более опытного коллеги. При этом стоит избегать чрезмерного контроля и давления — это может подорвать уверенность нового сотрудника. На этом этапе важно понимать психологический портрет нового члена команды для грамотного выстраивания взаимоотношений.
Конец испытательного срока
По прошествии 3 месяцев новичок превращается в самостоятельного работника. Он представляет результаты своей работы, подводит итоги адаптации и решает, остаться или уйти. Работодатель также принимает решение о продолжении совместной работы, опираясь на эффективность сотрудника.
Улучшение процесса адаптации
Цель работодателя — взрастить идеального сотрудника, который останется в компании. Компания идёт на множество затрат ради сохранения ценного кадра. Но самый простой и выгодный вариант — это оптимизация процесса адаптации.
Для примера качественной адаптации рассмотрим сопровождение первокурсника университета в его первые месяцы обучения. Дело в том, что составление плана адаптации для студента первого курса основано на отсутствии у него знаний о студенческой жизни. Такой подход подразумевает полный комплекс мероприятий для вовлечения студента в активную жизнь.
Мероприятия включают:
Дневник новичка с картой университета, номерами аудиторий, важными событиями и правилами
Назначение наставника, рассказывающего об учебном процессе
Обряды посвящения для знакомства студентов вне учебной группы
Приветственные сувениры и различный мерч
Встречи с куратором для решения возникающих вопросов и проблем
Информационные рассылки об университете и важных событиях
Пройдя все эти мероприятия, студент становится настоящим патриотом собственной альма-матер.
Полагаем, что вы уже поняли, в чем сходство между первокурсником и новым сотрудником. Каждый новичок в компании — как тот самый школьник, который только поступил в институт. Неважно, сколько лет сотруднику и какой у него опыт, если работодатель создаст такую же комфортную среду, то к концу адаптации появится новый фанат работы.
Выделили 4 важных пункта из процесса адаптации студентов и подумали, как их применить для ваших сотрудников.
Социализация
Чтобы процесс адаптации не заставил нового работника забиться в угол, нужно формировать поэтапный план знакомства с компанией. Для этого отлично подходит система представления информации в виде базы знаний. Нужно постараться и собрать в одном месте:
список программ и руководства к ним
словарь терминов вашей компании
ответы на популярные вопросы
энциклопедию компании
Тогда всего за 3–4 дня новый сотрудник научится понимать коллег с полуслова и будет знать всё о компании не хуже руководителя.
Практическая адаптация
Моментальное погружение в рабочую атмосферу через прохождение курсов и тренажеров постепенно выведет нового сотрудника на рабочие обороты. Такой подход избавит новичка от лишнего волнения и чрезмерной ответственности.
Используйте систему наставничества. Советы более опытного сотрудника, объяснение нюансов работы, взаимоотношений и поведения очень важны на начальном этапе. К концу адаптации сотрудник станет копией своего наставника. От правильного выбора зависит то, кого вы получите — опытного профессионала или ленивого дилетанта.
Коммуникация
Регулярные встречи руководителя и новичка для обсуждения его эмоций, впечатлений, задач помогают формировать у сотрудника чувство собственной значимости. Во время встречи можно обсудить вопросы, которые неловко задавать на общих совещаниях. Выстраивать дружеские отношения с самого начала полезно для руководителя. Дальнейшая коммуникация, зарождающаяся таким способом, вырастет в уважительное отношение и готовность прислушиваться к решениям руководства.
Проверка знаний и конкретные цели
Эффективная адаптация строится на понимании конечной цели. Для работодателя важно, чтобы сотрудник выполнял рабочие обязанности без стресса и дискомфорта. Для этого оценка готовности сотрудника должна быть основана не на ощущениях, а на числах. Тесты профессиональной пригодности оценят готовность сотрудника самостоятельно выполнять работу. А обратная связь по прошествии адаптации поможет выявить недостатки процесса для дальнейшего улучшения.
Для видимого прогресса упакуйте процесс адаптации во что-то новое и отличное от других. Популярная концепция геймизации применима и для онбординга. Идея квестовых заданий как в RPG, на момент погружения сотрудника в работу, увеличит его заинтересованность. Завершение квеста позволит получить вознаграждение, например, мерч или валюту, за которую сотрудник сможет выбрать приз. Такой подход запомнится на всю жизнь и увеличит мотивацию с первых дней.
Отслеживание всех активностей, процессов адаптации и результатов сотрудников вызывает сложности у ответственных за это работников. Упрощению и автоматизации множества действий помогают современные LMS. Так, платформа Synergy HUB PRO закрывает все этапы эффективной адаптации, перечисленные ранее. А в составлении плана адаптации и курсов для новых сотрудников поможет Synergy Consulting & Content.